トラベラーズノートを仕事で使う 【ビジネスのお供にする使い方】

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どうやら私の手帳はトラベラーズノートに落ち着きそうだという記事を書きました。今回は私の使い方をご紹介します。

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私は3つのリフィルを綴じています。001 横罫(64P)、013 軽量紙(128P)、週間フリー+メモ(64P)の3つです。それぞれ役割を分けています。まずはその役割についてご紹介します。

1)「001横罫」の役割

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これは仕事のノートとして使っています。特に1ページ1案件としたり、テーマやプロジェクト別にノートを分けることしていません。テーマは関係なく時系列で追記していきます。書き込む場合に冒頭に日付を数字6ケタとテーマを「131004:ABC会議」と記載して書き込むだけです。ページ数は64Pとあまり多くないのですが、紙が若干厚めであることからガリガリ書いています。このリフィルの直前には無地タイプのものを使用していました。どちらがいいということもないのでそのときの気分で変えたいと思っています。ただしノートとして役割は固定させて使っています。尚、特に短期的なタスクについてはこちらには記載しない、もしくは3)のスケジュールタイプのほうにTo Do Listに改めて転記します。(通常は直接3)の方へ記載をしています。

2)「013軽量紙」の役割

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こちらはページ数が多い薄紙タイプの無地のリフィルです。013軽量紙の役割は「パーソナル辞書」です。いわば「ストックした知識や情報をいつでも使えるように持ち歩く」ということをコンセプトに使っています。具体的に何を書いているかというと、読むことの多いビジネス書についてまとめた内容を記載しています。これまではMOLESKINEのノートに書籍を読んだ後のまとめを書いていました。何故そんなことをしていたかというと、①要約力をつけること、②手で書くというアウトプットで知識を定着させること、③借りた本でも手元に知識を残すこと、④本を開かなくてもいつでも情報にアクセスできるという4つの理由でやっていました。ところが大きな課題がありました。MOLESKINEのノートを普段持ち歩かないということです。かさばるし、既にMOLESKINEのノートも4冊目に突入していることから全てを持ち歩けなくなったという点です。せっかく学んだ知識を普段から使えないということにストレスを感じていたので、改めて重要なものをトラベラーズノートに挟んで持ち歩きたいという点をこのリフィルで実現しました。写真でお見せするとこんな感じです(下記)。ページ数も多いのでこのノートは固定メンバーとして常にトラベラーズノートの中に挟んでおきたいと思います。このように使ってみると、読書を通じで学んだ知識を手元においておけることで振り返りが頻繁にできるようになり、実際に活きた知識になっている感じがしております。こんな感じでノートを持ち歩いています。

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3)「週間フリー+メモ」の役割

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このノートは一番利用頻度が高いです。左側にスケジュール、右側の空いたスペースにTo Doリストでタスクを記載するスタイルで使っています。クオバディスのようにバーティカルタイプ(上から下へ時系列)のスケジュール張もありますが、私は字がデカイことと、そこまで分刻みで予定を立てることが無いことからホリゾンタルタイプ(横向き)がしっくりきています

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左側のスケジュールの書き方。冒頭に記号を記載します。ミーティングであれば[M]、外出であればOutの[O]、会食であればLunchかDinnerの[L]や[D]といった具合にアルファベットを記載。そのあとに時間を「9:00-11:30」と書きます。そして会議名や会社名など具体的な内容を書き込み、最後に同行する人や出席者を書きます。「w/田中氏」とwith誰々といった具合に書き入れます。手帳の予定とは自分が分かればいいので皆様工夫されていると思いますがなるべく少ない情報でヌケモレが無く自分がわかるようにすることは統一した方が良いと思います。そして最後に特に重要な予定、忘れたらマズイ予定は四角で囲って目立つようにします。私の場合は色わけはしませんので黒一色で書き込むことで情報の統一感を持たせています。ちなみに実際はこんな感じで書いています。

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右側の使い方はTo Doリストでタスクを主に記載しています。以前はToDoリストをiphoneのアプリに任せたり、Evernoteにメモったりしていましたが、最終的にはスケジュールの横に書き込むスタイルに落ち着いています。ここでの書き方としては冒頭に3つの印を記載してからタスクを書き込みます「□」は仕事のタスク、「■」は個人的なタスク、「☆」は特に重要なものといった具合です。そしてタスクが完了したらボールペンで上から二重線を引いて「字が注意深く見ないと読めない程度に」します。注意深く見ないと読めないというのがミソでして、手帳を俯瞰したときにいちいち目に入ってきては邪魔な情報になることからそうしています。完了していないタスクが目立ちますし、二重線を引くことで心理的にもタスクが終わったという感覚が残って「なんか心がすっきり」するためプチ充実感といった意味もあります。
ちなみにタスクを納期のところに書くか、タスクが発生したところに書くか?という点については両方です。やるべき日のところに書く場合もあり、それはタスクの内容によると思っています。そして1点重要な点は「タスクはなるべく分解して書くこと」を徹底したほうが良いという点です。例えば「ABC会議プレゼン」というタスクが発生したとします。それだけ書いてしまうと何をするかが非常に曖昧で常に頭の中に「資料を作らなきゃ」とか「会議の準備しなきゃ」とか「プロジェクタ予約しなきゃ」とか細分化されたタスクが浮かびます。これは頭を整理する上でも不健全だし効率が悪いのでそれぞれ細分化したタスクを記載することをいつも注意がけています。そしてその細かいタスクをやるべき週や日にちに記載をすることをおススメします。先ほどの例でいえば「12月31日ABCプレゼン」という納期を12/31に記載したとして、「10月15日ABCプレゼン骨子部長説明」、「10月17日プロジェクタ会議室予約」、「11月10パワーポイント作成」、「12月10資料のチェック」といった具合にやるべきことを分解して書いていくと頭がスッキリします。「ABCプレゼン」というタスクは一括で処理できないタスクであり、小分けすることで一つ一つのプロセスが終わったら二重線で消していくという作業を続けると効率的です。

3つのリフィルを補強する仲間たち(Handy Pick、Post it)

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私はこのトラベラーズノートを補強する仲間を二人、召喚しています。最初は移民的な感じでしたが今ではトラベラーズノートの中で市民権を得てその存在は不動のものとなっています。

一つ目がHandy Pick。小さいノートで軽量、いつでも持ち歩ける手軽さと価格も安いという良さがあります。彼をどのように使うかですが、私は様々なリストを記載する備忘録として使っています。スケジュールやノートというものは毎年更新します。しかしストックしたい情報は毎年更新する必要がありません。むしろスケジュール張に書くと、手帳を変えるたびに転記しなければならないという不都合が生じる場合があります。こういったことを避けるために小さなノートを挟んでおくと便利です。具体的に何を記載しているかというと①読書リスト、②映画リスト、③カラオケリスト、④誕生日リスト、⑤PCのショートカットやOfficeの便利機能、⑥家計のPL、⑦ウェブサービスのIDとパスワードなどです。人との雑談の中でオススメしたい本を思いついたのに書籍名が思いつかないなどで改めて連絡するのも手間ですがここに書いておけばすぐに伝えられます。カラオケに言った場合でも相手の年代に合わせて数曲を書いておけばすぐに歌えます(ちょっと涙ぐましいですが)。ウェブサービスもパスワードを忘れたときに見返せるので便利です。ただし手帳を紛失する可能性もあるので銀行口座やクレジットNoなどの個人情報の記載はやめておいたほうが良いです。

 2つ目の仲間がポストイットです。彼はリフィルのポケットの裏側に貼り付けています。非常に短期的なメモやすぐに終わるようなタスクについてはこちらに記載してタスクが終わったら捨てます。もしくはすぐに書きなぐりたいときにポストイットに書いておいてあとで手帳に転記することもできます。そして人に渡すことができるという点もメリットです。連絡先をさっとかいて渡すこともできますが手帳に書いてしまうとそれはできません。TELの伝言メモとしても使えます。分厚くなることを避けるために枚数はたくさん貼らないようにしています。余談ですがガムの紙が無い時にもさっと使える場合もサブ的にあります。

ジッパーケースに文具を入れよう

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3つのリフィルとそれを補完するHandyPickとPostitというメンバーを紹介した。最後に母なる袋をご紹介します。これはトラベラーズノートの公式のものですが、透明のポケットを差し込めるようになっています片側にジッパー収納スペースがついているので細かいものを入れることができます。私はボールペン、フリクション色ペン、シャープペンの筆記具3本とUSBメモリを入れています。海外に行く場合はここにパスポートも入れてしまいます。ゴワゴワして書きづらいんじゃないの?という不安もあったのですが今のところ書きづらさは感じていません。この点は工夫をしていて3つのリフィルを綴じる順番を意識しています。最も頻度の多いスケジュール+タスクを真ん中に綴じることで、この文具の入ったポケットの次にあるノートが下敷きの役割をしてくれるので書きづらさは軽減されています。このポケットは秀逸で色々なものが入れられると思いますのでおススメします。

一方、ポケットの無い側についてはHandyPickさんを入れて、Postitさんもそこに貼り付けています。そして何枚か予備の名詞を入れておきます。名刺入れは持ち歩いていますが、つい別の上着に入れて忘れる場合や、かばんを変えたときに忘れる場合があるのでいざというときにかなり助かります。私はポケットから落ちてこないように一応クリップで留めています(上と下の名詞はクリップの跡がつくので本当に控えの名詞も無いとき用です。

A4の紙や航空チケットを挟んでおける

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その日必要な書類を挟んでおける。2回折ればぴったり手帳におさまりますので一緒に挟んでおけます。また、航空券や各種チケットも挟めるので、この手帳に全て収納しておけるとバラバラ管理するよりも便利です。

以上私のトラベラーズノートの使い方をご紹介しました。本当に便利で愛着の沸く手帳は久しぶりです。全て荷物をデジタル化した荷デジ時代が私にもありますが、アナログの良さを再認識させてくれた手帳です。一緒に年をとっていければと思って使い続けたいと思います。
それではね。

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