机と引き出しをスッキリ【紙を捨ててPCのみにしよう】

DSC_0044

紙やファイルでごちゃごちゃしがちな机や引き出し。仕事も私生活も私のデスクはPCのみ。一切ものを置いていません。会社では机の脇のキャビネットとロッカーが一人一つずつ用意されていますが私は両方とも使わないので排除。使っているのは机の浅い引き出しのみです。そんな私が紙媒体を極力持たないように注意していることをご紹介します。

仕事の忙しさはキレイさに比例しない

仕事の内容でどうしても紙が必要な方は別です。ただし「忙しさ」はキレイさに比例しない。机がキレイだから、引き出しが整理されているから仕事ができないといっているようなものだ。忙しさとキレイさは両立できるし、仕組みを作ればキレイさを維持できる。何がどこに入っているか、すべて把握している人とそうではない人の違い。それは記憶力の問題ではなくて、それぞれ自分の整理がしやすいように頭の中を整理するように机を整理しているだけだ。

 

紙ほど場所をとる割に、見返さないものはない

 

紙は基本的に印刷しない。人への配布も極力控える。環境を意識したりコストを考えてということもあるが、「紙ほど見返さないものはない」と思う。

まず印刷したメール。

一度読んだら終わりなことが多いはず。長文メールだから印刷して読みたいという気持ちはわかる。それは送る側に問題があると考える。基本的に5行を超えるメールは送らないというルールを自分に作っている。5行以上だと読むのに時間がかかるし、メールを売っている時間がもったいない。直接あって面と向かって話をした方が良い。距離的にそれが無理ならば電話会議でもTV会議でも良いから話をしたほうがいい。単に電話をするだけでも良い。こういうことを相手にアドバイスしてあげるといい。お互い無駄な時間を過ごさずに済むので。

次に会議資料もそうだ。

どうせ読み返すことはない。あったとしても電子データで見返せば済むことが多いはず。印刷するぐらいならPCを会議に持ち込んで画面で見てもいいし、プロジェクターで見せたほうがいい。資料を配布するとみんな下を向いて資料に目を通してしまう。これでは会議ではなく、音読会になってしまう。資料に目を通しているフリもできる。手元に資料がないと話をしている人を見る。そして会話が生まれる。雰囲気が伝わる。会議資料は印刷すべきではない。電子データで事前におくるか、事前に内容を知られたくない場合は会議終了後に配布をすれば良い。

Businessman Filing Information

さて本題、書類を減らすポイントはたったの4つ

  1. たな卸し

  2. 共有化

  3. 思考タグ付け

  4. 電子データ化 

(1)たな卸し

どうしても印刷した書類は見直しましょう。できれば週に1度、月曜日か金曜日に。いらない書類は捨て、必要なものはとっておく。書類はデスクの平たい引き出しにクリアファイルにしていれておく。ちなみに案件別にクリアファイルを用意しており、いざというときに案件別に出せる状態にはしている。必要の無い印刷が嫌いなため、捨てる際に地球にごめんなさいをしている。また必要になりそうな書類はPDFにしてデータに変換して物理的なスペースは削減するようにしています。

 

(2)共有化

書類を共有物にしてしまう方法もある。特に契約書や議事録、プレゼン資料などは皆が印刷をするとそれはそれで紙が無駄になってしまう。そういうものはファイルに閉じて共有のキャビネットに書類を保存する。すぐに見返す必要がありそうなもの、特に上司にいきなり聞かれる場合やPCを立ち上げている時間もないときに有効だ。これは自分の家のゴミを隣の家に捨てるように思われるかもしれないが、立派に共有物として情報を管理していることになるのであまり文句は言われないし、捨てているつもりはない。重要な資料やデータはPC上では見づらいことも多いため、印刷物で俯瞰できるほうが良いものもある。

 

 (3)思考タグ付け

思考のタグ付けとは、思い出すヒントだけ印刷しておくというものだ。どういうことかというと、プレゼン資料であればA31ページに16枚印刷されるようにしておくというものだ。時々30ページ近いプレゼン資料を作ることがあるが、この場合でもA31枚に両面コピーで済んでしまう。一枚一枚の細かい数字までは見える必要が無い。凝視して見える程度であればこのサイズのコピーでまとめてしまえば思い出すきっかけになる。きっかけさえあれば深く調べなおす場合でもPCのファイルがどこらへんに入っているか瞬時に分かるメリットがある。

 

(4)電子データ化

言わずもがななので細かいことは省略しますが、PDFにしてサーバーにあげておくなどです。私の会社はクラウドサービスなどは情報漏えいの観点から導入がされていないので、部門のサーバーと自分のPCに保存するくらいしかできませんが、そうではない方々はさらに電子データ化することができると思います。(情報漏えいといってもノートに書いてあるほうが危険かもしれませんが、情報の拡散性からもこういったサービスは使えないのが私の会社では現状です)

 

以上簡単ではございますが、紙媒体を減らすときに意識すべき点を記載しました。

それではっ

 

広告

コメントを残す

以下に詳細を記入するか、アイコンをクリックしてログインしてください。

WordPress.com ロゴ

WordPress.com アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト / 変更 )

Twitter 画像

Twitter アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト / 変更 )

Facebook の写真

Facebook アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト / 変更 )

Google+ フォト

Google+ アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト / 変更 )

%s と連携中