仕事を効率的にして早く帰ろう!【把握→時間をまとめる→集中する】

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1日の大半の時間は仕事、睡眠、食事に割かれる。これらの時間を効率化することは人生を豊かにするためにも必要なことである。中でも仕事の時間はストレスも多く、いかに充実させて短時間で終わらせるかが最も重要である。睡眠や食事の時間を削ることは健康を害してしまうことにつながるので後回しにすべきだ。今回はいかに仕事の時間をうまく使うかについて。

自由に使える時間は少ない。だから仕事の8時間を大切に

普段生活をしていると考えることは無いが、時間は非常に短い。安倍総理、故スティーブジョブス、ザッカバーグ、社長、平社員、あなた。全てに平等なのが時間だ。もちろん役職が上にいけばいくほど人に任せられる立場にあるので時間を管理することは容易になる。平社員ほど自分の時間を確保することは難しい。睡眠7時間、朝昼晩の食事3時間、仕事8時間、通勤往復2時間、風呂と朝の支度で1時間。合計すると21時間。残る時間は3時間足らずだ。この3時間だって休息する時間として必要だしフルで使えるわけではない。最も活動的な時間を我々は仕事に当てている。昼間の8時間は貴重な活動的な時間であり、給料をもらうために使っている。この時間がつまらなかったり、死ぬほど苦しければ非常に多くの時間を無駄にしていることになる。

仕事の時間を充実させる3つのステップ

限られた時間でいかに仕事を効率的に、効果的に終わらせるかが重要なことは共通の理解であると思う。それでは我々の人生にとって大きな部分を占める仕事の時間をいかに意義のあるものにするか。そのためには3つのステップを取ると非常に分かりやすい。つまり(1)時間を把握する、(2)時間をまとめる、(3)集中するということだ。まず自分がどのように時間を使っているかを体系的に把握して、細切れになった時間をまとめて使って、集中するという言葉にしてしまえば非常に簡単なステップで仕事の時間は劇的に変わる。

STEP1 時間を把握する(=4つの時間区分)

時間の管理1【なりにプラス】ムサシ乃ケイジ

上の図は仕事の時間を緊急性と重要性でまとめたものだ。これを見ていただくと①タスクの時間、②投資の時間、③浪費の時間、④空費の時間という4つのセグメントに分類することができると思う。それぞれどれくらいの時間を使っているかをざっくりと把握することが第一ステップとなる。以下の図ではどういった内容がそれぞれに当てはまるかざっくりと書いた。

時間の管理2【なりにプラス】ムサシ乃ケイジ

ここで重要なのは投資の時間以外の部分をいかに減らすかだ。緊急性も重要性も低い「空費の時間」は休憩だったりネットサーフィンだったり生産性が低い部分だ。適度なリフレッシュは必要なので全くゼロにするべきではないが、ある程度削減をすべきと考える。緊急性はあるけど重要じゃない仕事「消費の時間」はまさに時間を消費している仕事。仕事の方があたなを追いかけてくるようなセグメントであり、なるべく事前に対策を打って発生することを抑制すべきだ。例えば毎日納期調整に忙しければ、「そもそも納期調整をしなくていいようにするには」という根本的な解決をすることで日々の消費の時間を抑えることができる。3つ目に緊急性も重要性も高い仕事も減らすべきだ。仕事の中で最も重要な時間なので本来はここに集中すべきである。ただし効率的にやることは常に心がけるべきで、今やっている仕事の進め方が正しいとは必ずしもいえない。

時間の管理3【なりにプラス】ムサシ乃ケイジ

それではタスク処理、空費、消費の時間を割いて増やすべき投資の時間というのはどういった仕事を指すのか。投資といっても自己投資や金融投資という意味ではなく、事業を成長させるために必要な「根本対策」のことを示す。緊急性は低いが手を打つことが重要な仕事である。通常の業務の中では「誰もが重要だと思いつつも流されてやらない仕事」というと分かりやすいと思う。最もまとまった時間が必要で時間がかかるが、中長期的な視点で考えれば重要な打ち手、経営判断や経営戦略に直結するような手を考えることに時間を割くべきである。

以下に理想的な時間について私なりに目標値を書いた。スケジュールや時間、月によってウェイトはどうしても変わってしまうが、この比率を常に意識して仕事をするように心がける指標としている。

時間の管理4【なりにプラス】ムサシ乃ケイジ

STEP2 時間をまとめる(=細切れ時間を排除)

次にすべきことは細切れになった時間をまとめることだ。1時間、2時間まとまった時間を自分自身のためにもてる人は果たして何人いるのだろうか。電話がなったり、緊急のメール、無駄な会議、上司からの急な質問や命令。こういったものに我々のまとまった時間は奪われる。ちょっとメールして電話して会議に出て、食事してまたメールして。

人間はマルチタスクはそもそも向かない。モノタスク、つまり一つのタスクに集中した方が良いアウトプットが出せると私は考える。よってなるべく断片化した時間をまとめてしまう作業を行うことでタスクに集中するように自らコントロールすべきだ。

この作業はPCのCドライブを整理する作業に似ている。断片化ボリュームを最適化するということを時々PCで行っているはずだ。

時間を管理5【なりにプラス】ムサシ乃ケイジ

我々の時間も同じようになるべくまとまった時間を作れるようにすべきだ。例えば①メールの時間を決める。午前1回、午後1回とメールチェックをする時間を決めてしまう。それ以外の時間は一切メールを見ないようにする。もともとメールは「見るタイミングを自由にする」ものであるのでその本来の目的を達成する為にまとまった時間でしかメールを見ない。例えば②会議。無駄な会議は出ないようにする。上司が出るのであればゆだねる。ぞろぞろと決定権の無い人間が出ても意味が無い会議は回避する。例えば③電話に出ない。なるべく電話が来ないような仕事のスタイルをすることと、誰か別の人がいたら出てもらう。顔が広くなれば任せられる人に電話の内容を伝えて対応してもらう。このようになるべく細切れの時間を減らす。

時間を管理6【なりにプラス】ムサシ乃ケイジ

時間をまとめるためには先に確保する!

多くの会社ではスケジュールは共有化されていると思う。外出が多いかたはアポイントのスケジュールを入れたり、会議の予定を入れたりして誰しも見られるようにしているはずだ。時間をまとめるためにすべきことは、「自分の時間もすべてカレンダーに入れる」ということをまず徹底すべきだ。出来れば会議室も抑えても良い。こもる時間も必要だ。会社のために自分の時間を効率的に使おうとしている意思を否定することは会社には出来ない。なので必ず「メールチェック」とか「ブレスト」とか予定をカレンダーに入れて、誰にも邪魔されない時間を作るべきである。

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STEP3 集中する(=決断する勇気を持つ)

時間をまとめることが出来たらあとは集中するという最終ステップに入る。かのPFドラッカーは「集中するということ」について以下のことを言っている。

集中するとは「真に意味があることは何か」という観点から自ら意思決定をするという勇気のことである。

勇気を持つということは自らの意志で決断をするということ、選択をするということだ。自分を信じて、他力本願になるのではなく自分で決めるということ。企業は意思決定を一人でしたがらない、もしくはしにくいということが言われる。私の会社もそうだ。上司の顔色を見て上司の意にそうように仕事をする。顔色を伺って仕事ばかりしていると、真に意味のあることが見過ごされてしまう。自分が信じていること、やるべきことに集中することは本流から外れる勇気も必要だというのだ。私はこの考え方に賛成である。上司の時間を生きてはいけない。あなたはあなた自身の時間を生きなければならない。そしてその仕事が会社のためを思ったことであれば必ず見ている人は見ているし、そういう本気の人を見捨てるほど社会は冷たくはないと思う。その会社が全てではないのだ。我慢して昇進しても永遠に我慢させられる。そんなのごめんだ!という気持ちで自分で決断をしていこう。

P.F.ドラッカーの「プロフェッショナルの条件」から

以上のように時間管理について記事を書きました。それぞれが自分の人生をプラスにするために仕事の時間は充実させるべきです。そのためにまとまった時間を作って集中すること、それが会社への貢献にもつながる。そう信じて働きたいと思っています。最後にドラッカー氏の言葉で私が常に意識している4つの言葉をお送りします。

・する必要が無い、いかなる成果も生まない浪費の時間を捨てる

・他人でもやれることは何かを考える

・自らコントロールしている浪費の時間を排除する

・一度の一つにことにしか集中するな(マルチタスクの否定)

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