CCメールの弊害は大あり!最低限にしよう!【サラリーマンの身の守り方】

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皆さんは仕事で何件メールを受け取るでしょうか。数件?数十件?数百件?実際には電話で済むこともあえてメールで打つことも不思議ではない環境において、なるべくCCは送らない方が良いという記事です。自分にメリットがあることを意識しよう。
※ここでは連絡網や、会議案内など予め多数に送ることを主旨としたメールは除きます。日ごろの業務に関するメールに絞らせていただきます。

CCメールは双方の時間を奪う

毎日受け取るメールに返信する日々。大抵の場合は「全員に返信」という形でCCで入っている人にも返信を入れている。まず最も私がイヤなのは自分の時間を奪われること。作業に集中しているのに上司に呼ばれる、雑談を振られる、電話が鳴るなどオフィスには色々と集中力を阻害する要因がある。誰しも自分が仕事をしているのに邪魔をされるのはイヤなはずだが、 CCメールはその最たるものだ。本当であれば「自分に直接関係のある重要なメール」だけを処理したい。それでも多少なりとも係わっている案件についてCCのメールを受け取ることが多いし、役職が上に行くほどCCメールは増加する傾向にある。これは単純に守備範囲が広くなるからである。メールを送る作業というあなたの作業は1工程だが、それを受け取った側が複数いた場合にはそれぞれの時間を奪うことになる。10人に送ったら10人分のメールを確認する時間を奪うことになる。お互いの時間を有効活用するためにもCCは使わない方が良い。そしてCCをする場合はそれを入れるだけの意味があるかを確認してからいれたほうがいい。そうでないとあなたの存在がスパム扱いされてしまうので要注意です。

CCメール図【なりにプラス】

 

そもそもCCで送っても効果が薄い

次にそもそもCCで受け取った人が能動的に動いてくれるわけがない。CCを送る意味としては大抵は「一応情報を入れておくか」といった理由なので受け取る側もそういった態度であなたの送ったメールと接することになる。このやり取りにどれだけの意味があるか考えれば対して意味はないと思わないだろうか。何故CCで入れる必要があるのか一度立ち止まって考えてみてほしい。その上でどうしてもCCを入れなければならない理由があれば入れても良いと思う。私が定期訪問するインドや欧州ではCCメールというのは一つのジョークとして捉えられている。友人のインド人が私からのメールを見て「CC:XXさん」となっているのを見て笑いだしたので「何?」と聞いたところ、「いや、インドではCCというのは”あまり関係ない人”というジョークで捉えられるんだよ」という回答。こういったジョークがあるくらいなのでCCというのはあまり意味が無いのではないと思えてくる。ではCCを送る人の心理はどういったものだろうか。

CCを入れる人の心理

3つの主な心理的な理由があると思う。それぞれ見ていきたい。自分の思い当たる節で書いているが、多くの方に共感いただけるのではないだろうか。

CCメール図3【なりにプラス】

心理①とりあえず連絡を入れておこう

TO以外に入れたCCの人を見ると、大抵がTOで送った人の上司や部下、もしくは連絡を入れておきたい別組織の方が多い。TOで入れた人に動いてもらうためにプレッシャーをかけるために「あなたの上司にも連絡をしていますよ」という意味で入れている。もしくは「あの人にも伝えておいた方がいいな」という気持ちでとりあえずCCを入れて連絡を済ませるということも多いにあると思う。送り手がこういった気持ちなので受け手も同じような気持ちでメールを読んでいるはずだ。CCで送った人から返信が来たことは少ないのではないでしょうか?

心理②仕事してますアピール

次に上司や会社へのアピールとして使うケースもある。社内外の方にメールを送る場合に「僕はちゃんと連絡しています」という裏の意味を込めてメールにCCを入れていることはないだろうか。こういったメールを受け取る上司の方は多いはずだが、正直口答で「XXさんに連絡をしておきました」とタイムリーに報告を受けた方が気持ちがいいと思う。そこで上司が聞きたいことがあれば会話が生まれるし、共通の認識を持てるようになる。もっと言えば、メールをターゲットに送る場合に、事前に「こういったことでメールしますね」と伝えておくと別にCCを入れる必要は無い。よっぽど管理を強化したい上司かあなた自身が信頼されていない場合は「全てCC入れよ」という指示もあるかもしれないが、その場合は無能な上司のプライドに従うか信頼されていない現状を改善するかどちらしかないのが苦しいところだ。

心理③統率が取れていない組織

最後に3つ目として統率が取れていない組織に良くあるのは各部門全員にCCでメールが入っているようなケース。部長、課長、担当者すべてにメールを入れてしかも複数部署にまたがる場合はCCの数も膨大になる。部門長に決定権が無いか、関心が無い、仕事をしない場合に良く見受けられる症状であり、組織の脆弱さを表しているともいえる。こういった場合にどうすべきかというところだが、メール本文に直接部署名か部門長名で依頼することを書くことだ。 「AA部門はいついつまでにXXをしてください」と書けば多少なりとも負荷が軽減される。組織の問題なので自分ひとりでは解決できないが、少なくとも自分が送るメールについては誰宛なのか、誰にどう動いてほしいのかを明確にすべきだ。そしてあまりにもCCを見ていてメールの押収が続く場合は「この件についてはA部門とB部門で話し合い結論を出してから連絡してください」と返信をすればよい。まるでTWITTERのタイムラインのようなメールに対しては一度止めさせることが重要だ。

BCCはリスク大、止めるべき

CCと共に機能としてあるBCC。ブラインドカーボンコピーはメールを受け取ったほかの方がその人に送られていることを隠すための機能だ。あなたにとっては「1本のメールで済ませられる便利なツール」かもしれないが、私はBCCで失敗をしている人を何度も見ている。受け取った側がBCCの認識が無い場合、BCCの人から全員に返信されてしまうこともある。そうすると「裏でAさんにも送ってたんだ」という印象を与えてしまいあなたの信頼はなくなってしまう可能性もゼロではない。裏工作をしているような印象を与えないためにもなるべくBCCでは送らず、BCCを送りたい人には別のメールでTOで送ろう。手間だが間違いが置きにくくなり自分が救われることになる。一手間工夫するだけで会社員人生が長くなる。

データが大量に拡散する

一人複数のデバイスが当たり前の時代。あなたが送った添付書類は一気に拡散する。クラウドで見に行くだけならいいが、それぞれのデバイスのストレージにダウンロードしたらあなたのPCにあった情報は人数×デバイス数で爆発的に拡散する。1つのファイルは数MBかもしれないが、長期的に見れば無駄なサーバー費用を会社がかかることは考えてから送った方がよい。

CCメール図2【なりにプラス】

メールを送るときに心がける5つのこと

  1. 基本TOのみを使う。
  2. CCする場合は何故入れたかメール本文に理由を書く
  3. 5-6行を越えるメールはせず、会うか電話でしゃべる
  4. CC大量のメールで個別の人と会話しない
  5. BCCは使わず、別のメールにする

CCを入れる場合はメール本文に「CCの方は情報共有目的」とか「CC:上司の皆様への報告」とか一文入れておくと受け取った側もCCで送られてきたメールの意図が分かる。CCにたくさんの人が入っているメールでメールの押収することほど不毛なことは無いのですぐにやめるか止めさせる。BCCは使わない方が身のため。こういったことを気をつけてメールを使と自分の受信トレーもすっきりしてくるはずだ。

CCメールがこないようにするには

私はCCで来たメールに対しては返信はしないし、基本的に読まない。すぐにアーカイブしてしまう。特に関係が浅い案件についてはメールを送ってきた方に「私には送らなくていいです」と伝える。めんどくさいと思うかもしれないが、私にとっては読みもしないCCメールを開封したり目を通す方がよっぽど面倒くさいので送らないように依頼している。「つめたいなあー」といわれることもあるが、集中して事業のために自分の案件をこなしたいのでと付け加えて謝る。この積み重ねであまり関係の無いメールは送られなくなるのでメールボックスもすっきりする。感覚的で申し訳ないが、だいたい1ヶ月程度で効果が感じられるはずだ。そしてスパムメールについても迷惑メール扱いにしてそもそも受信トレーに来ないようにするなど、いち いち削除する手間を省くことも大切だ。

【メールマナー】

 

【トラブルエピソード】

 

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