異動先で初日に確認すること【5カテゴリと36個のこと】

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どこの会社にも異動はつきもの。実際に異動するのは良いけど、いったらまずなにをすべきか。最近初めての異動をしました。不安でしたので事前に確認すべき点を簡単にまとめて自分でリストを作りました。異動初日に確認すべきことを5つのカテゴリーに分けてチェックリストを作りましたので同じ境遇の方がいたらご参考まで。しかし異動というのは期待反面、怖さ半分ですね。

 5つのカテゴリーで確認する

まず異動をした初日、ドキドキの中あいさつをします。そのあとやるべきことを指示されたり、上司から呼ばれて挨拶回りがはじまったりとばたばたとするはずです。一通りの儀式が終わったあと席にようやくつくことができる。そこで何をしたら良いか、指示を待つのか色々と思いを巡らせてしまいますが、以下の5つのカテゴリーのことを済ませましょう。順番に決まりはありません。チェックリストだと思ってください。

1.仕事内容

2.セッティング関連

3.手配系

 4.ルール系

 5.定例系

 

それでは個別にみていきたいとおもいます。

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 【1.仕事内容系】

まず仕事系について。これは直接上司や先輩と打ち合わせを行う中で把握してください。できれば直接の先輩だけではなく、部門のリーダーや上司の上司も同席していることがベストです。直接の先輩だけでは指示が的確かわかりませんし、曖昧な業務を引き継ぐことになるかもしれないので、できれば複数の上司がいる場で話を聞くことが重要です。ドンドン質問して不安な点はこの時点で解消することが信頼にもつながります。臆せず、何も知らないフリをして聞きましょう。まずはぼんやりと全体的なところを聞いて、具体的に自分のやるところまで落とし込んでいくことがみそです。全体像を把握できますし、自分に何が求められているかがわかります。場合によっては愚痴や不満を聞けるチャンスでもあります。メンバーがどういったことにフラストレーションをもっているかというのは時にとても重要な情報になる場合が多いです。

□ 部門方針

□部門ミッションと役割

 □メンバーの職務概要(誰が何系のことをしているか)

 □今期部門の業務(今期に絞るとどうか)

 □来期目標、ミッション(来期のあるべき姿)

 □上司の役割定義書類、職務

 □自分の役割、ミッション

 □ミッションをどう遂行するか

 □挨拶回り(キーパーソンへの面会)

 □旧部門時の社外の人に異動連絡

 【2.セッティング系】

異動してすぐ業務にかかれるように、セッティングが必要なものはまとめてセッティングを行いましょう。業務の方やシステムの方がいる場合は一括して聞いてしまうと何とも聞かずに済みます。一通りセッティングができてからが仕事なので、だらだらと準備をしないで一気に片付けてしまいましょう。

□プリンター設定

 □スキャン設定(プリンター)

 □サーバー設定

 □IPアドレス設定(ネット接続)

 □電話番号確認(内線)

 □必要なシステム及び申請

□ 旧部門の携帯やUSBをどうするか

 【3.手配系】

一通り身の回りで手配すべきものがあります。異動して新しい環境ですので、無い物は手配してもらい、あるものでなんとかしなければならない場合は我慢して環境にあった状況を作り上げるしかありません。

□名詞

 □机・キャビネット整理

 □ハンガー掛け(場所)

 □部門のテンプレート、申請書入手

 □消耗品類

 【4.ルール系】

今までいた部門のルールが通用すると思うと痛い目を見ます。まずはニューカマーとして新しい部署の不文律やルールについて学ぶ必要があります。注意深く見ることも大切ですが、最初に一気に確認した方がわかりやすいのですべて聞いてしまいましょう。部門ごとに独自のルールがある場合が多いので、教えてくれないことでも雰囲気を見ながら判断をしていけばスムーズになじめる可能性が高くなります。

□出社・帰社時間(上司や周りの同僚)

□ 昼休み時間(今までとは取り方が違うかも)

 □服装(うるさ方がいる可能性あり)

 □残業(1週間の雰囲気で感じ取る)

 □ミーティングルーム(個数と予約方法)

□ 当番制のものがあるか

 □注意事項(その部署独自の慣習)

【5.定例系】

定例で行われている儀式や会議がある場合が多いので年単位で確認してスケジュールにいれてしまう。毎回確認するのはおっくうなので一気に定例の会議や会食などを把握しておくと突然のことが少なくなるので、私のようなビビリーは細かいところまで聞いてしまいます。

□定例会議(主催者、出席者、意義も合わせて確認)

□ 定例行事

□懇親会などの定例会食

□部門主導の会議(出席者や意義)

□朝会など定例ミーティング(同時に準備することも確認)

【+α 連絡系】

1−5を終えたらあとは元の部署で世話になっていた人や、これからも関係が続く人にメールや電話で連絡をしましょう。異動がきっかけであらたな関係を築けることも多いので、新しい部署の電話番号や住所を伝えるとともに、時間があれば会ってみるのも良いかもしれません。そして新しい部署での関係先にもメールや電話であいさつをしておくと丁寧だと覆いますので、チェックリストが終わったらじっくり時間をとってやっておくことを薦めます。

□旧部署の得意先や関係者

 □新部署の関係先 

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